2　この規程において「電磁的記録」とは、電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録をいう。

3　この規程において「電子文書」とは、電磁的記録のうち文書事務支援システムによる情報処理の用に供するため、文書事務支援システムに記録されたものをいう。

4　この規程において「文書事務支援システム」とは、電子計算機を利用して文書等の収受、起案、決裁、保管、廃棄等の事務処理及び文書に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムをいう。

5　この規程において「完結」とは、起案をする文書にあつては決裁又は施行の終了を、供覧をする文書にあつては供覧の終了をいう。

6　この規程において「保管」とは、第41条又は第49条の規定により各課において文書を管理することをいう。

7　この規程において「引継文書」とは、第44条の規定により文書主管課長が引継ぎを受けた文書をいう。

8　この規程において「保存」とは、第44条の規定により文書主管課長が引継ぎを受けた後において文書を管理することをいう。

2　城陽市における電磁的記録の取扱いは、法令その他別に定めるところによる。

2　文書は、常に整理し、その所在及び処理経過を明確にし、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

3　重要文書は、非常災害時には持ち出すことができるよう、あらかじめ準備しておかなければならない。

4　文書は、法令その他別に定めがあるものを除き、関係者以外の者に閲覧させ、謄写させ、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、引継文書にあつては文書主管課長の、引継文書以外の文書にあつては保管をしている課等の長の承認を得たときは、この限りでない。

2　文書主管課長は、市における文書事務を統括し、文書の収受、発送、保存等必要な事務を掌理する。

3　文書主管課長は、各課(局を含む。以下「各課等」という。)における文書の処理について報告を求める等随時調査し、常に適正かつ円滑に処理されるよう指導するとともに、必要なときは適当な措置を命ずることができる。

2　各課等の文書取扱主任(以下「課文書取扱主任」という。)は、各課等の長が定めるものとする。

3　各課等の長は、課文書取扱主任を定めたとき及び課文書取扱主任に異動を生じたときは、文書主管課長に報告しなければならない。

2　課文書取扱主任が不在の場合は、各課等の長又は各課等の長があらかじめ指名した職員が職務を代行する。

2　文書主管課長は、文書分類表について必要な調査を行ない、その適正をはからなければならない。

2　文書の記号及び番号は、次の各号に掲げるものを連記して表示しなければならない。

2　回答期限の指定のある文書は、文書事務支援システムにその期限を記録しなければならない。

3　各課等は、第1項の規定により文書事務支援システムに記録した場合において収受番号を取得したときは、当該文書の受付印影内(磁気ディスク、磁気テープ等の記録媒体にあつては当該記録媒体)に収受番号を記入しなければならない。ただし、受信した電磁的記録を文書事務支援システムに記録したときは、この限りでない。

4　前3項の規定は、次に掲げる文書には適用しないものとする。

2　前項による文書を受領した場合、課文書取扱主任は、課長の指示によりその写しを関係課に送付しなければならない。ただし、軽易なもの等にあつては、回覧でこれにかえることができる。

2　親展文書の受信者は、閲覧後秘密文書を除き、直接受領文書と同様に処理しなければならない。

2　所管部長は、市民相談処理カードに記入し、市民相談主管課長に送付する。

3　市民相談主管課長は、決裁を受けて速やかに要望者等に文書等で回答する。

2　課文書取扱主任から文書の配布を受けた各課等の長は、課長補佐又は係長に処理要領等を指示しなければならない。ただし、異例又は重要と認められる文書については、各課等の長の判断により、部長、理事、副市長又は市長の閲覧に供するとともに協議し、課長は、課長補佐又は係長に処理等の要領を指示しなければならない。

3　課長補佐又は係長から指示を受けた担当者は、指示事項に従い、速やかに起案その他の手続をとらなければならない。

2　担当者は、事務の性質上その処理が長期にわたるもの及び前項の期日内に処理が困難な場合は上司に伺い、その指示を受けなければならない。

2　起案は、文書事務支援システムに件名、起案を行うべき理由その他必要な事項を入力し、電子文書として処理しなければならない。ただし、これにより難い場合は、起案用紙(別記様式第12号)を用いて行うことができる。

3　前項の規定にかかわらず、次に掲げるものは別に定める決裁方法によることができる。

2　保存期間は第46条の区分による。

2　前項による処理が終らなければ、他課への合議、決裁、浄書等文書に関する以後の処理をしてはならない。

2　合議を受けた部課長に異議があるときは主管課長と協議し、なお決定しないときは双方の意見を付して上司の決裁を受けなければならない。

2　前項の規定により意見の調整ができたときは、前条の合議は省略するものとする。

2　前項の要求があつた場合、主管課長は、当該文書の施行前に再回付しなければならない。

2　緊急を要するものについては、課文書取扱主任に連絡のうえ、起案者自ら処理するものとする。

2　起案用紙を用いる起案に係る決裁が終了したときは、決裁年月日その他必要な事項を文書事務支援システムに記録するとともに起案用紙に決裁年月日を記入しなければならない。

2　電子文書による起案に係る施行を行つたときは、施行年月日その他必要な事項を文書事務支援システムに記録しなければならない。

3　起案用紙を用いる起案に係る施行を行つたときは、施行年月日その他必要な事項を文書事務支援システムに記録するとともに起案用紙に施行年月日を記入しなければならない。

4　第1項の規定にかかわらず、次に掲げるものについては、文書の登録を省略することができる。

5　同一文書を同時に異つた宛先に発する場合は、必要により番号の後に枝番号を付して区分することができる。

2　公印を使用する場合は、城陽市公印規則(昭和54年城陽市規則第22号)その他規程の定めるところにより、公印保管者の許可を受けなければならない。

2　発送方法は郵送または送達とする。

3　郵送する文書は、封入又は包装し、宛先、取扱部課名、郵便番号を記入のうえ、文書主管課長に提出しなければならない。

4　その他必要事項は文書主管課長がこれを定める。

2　電子文書以外の文書については、完結を確認のうえ、年度及び文書分類番号別に区分し、第45条の規定により編冊しなければならない。

3　前2項により完結した文書は、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、当該各号に定める期間、各課等において保管しなければならない。

4　文書の保管者は、編冊文書を常に整理し、必要により広く活用できるよう保管場所に注意しなければならない。

2　前項の秘密文書は、城陽市情報公開条例(平成14年城陽市条例第8号)第7条各号のいずれかに該当する情報が記録されている文書をいう。

3　第1項の指定は、当該文書の作成を命ずるとき又は収受したときに行うものとする。

4　各課等の長は、秘密文書を金庫又は鋼鉄製の書類箱に保管し、かつ、常時その異常の有無を確認しなければならない。

2　前項により作成されたマイクロフイルムは、原本と同等の証拠能力を有するものとみなし、撮影後の原本は廃棄することができる。

3　マイクロフイルムの品質及び証拠能力を厳正なものにするため、必要な事項は別に定める。

2　台帳類等で常時使用する文書は、常用文書として移換えを行わないで、現年度扱いにする。

3　編冊文書の引継ぎを受けた文書主管課長は、編冊に関する必要事項について審査し、修正を求めることができる。

2　文書の保存期間は、法令等の定め、当該文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。

3　決裁又は供覧を経ない文書は、事務処理上必要な期間保管し、又は保存するものとする。

4　文書の保存期間の基準は、第1項の保存期間の種別ごとに別表第2のとおりとする。

2　第41条の規定による保管期間は、保存期間に算入する。

3　第1項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間は、その常用期間が終了した日の属する年度の翌年度から起算する。

2　書庫への立入り、文書の出入れについては、文書主管課長の指示に従わなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、保存期間が経過した文書であつても、保存の必要があると認めるときは、期間を定めて保存することができる。

3　保存期間が経過する前の文書であつても、保存する目的が失われた文書又は保存の必要がないと認められた文書は、当該文書を所管する課等の長と協議のうえ、文書主管部長の決裁を受けて当該文書を廃棄することができる。

4　永年保存に属する文書で保存期間が20年を経過したものは、当該文書を所管する課等の長と協議のうえ、市長の決裁を受けて、保存の必要がないと認められるときにあつては廃棄を、歴史的価値があると認められるときにあつては歴史民俗資料館に引継ぎをするものとする。ただし、これにより難いと認められるときは、引き続き保存することができる。

5　文書の廃棄は、溶解、焼却又は裁断等により処理しなければならない。ただし、電磁的記録の廃棄は、記録の消去その他の記録が判読できない方法により処理しなければならない。

この規程は、公布の日から施行し、昭和48年4月1日から適用する。

この規程は、昭和49年8月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、昭和49年11月1日から適用する。

この規程は、昭和50年8月1日から施行する。

この規程は、昭和51年8月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規定は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、昭和55年10月15日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、訓令の日から施行する。ただし、第22条の改正規定、第40条の次に1条を加える改正規定、第42条の次に1条を加える改正規定、第44条、第47条及び第52条の改正規定、別記様式第11号の次に1様式を加える改正規定並びに別記様式第12号の改正規定は、昭和62年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　昭和61年の文書処理は、改正後の第11条の規定にかかわらず、昭和61年1月1日から昭和62年3月31日までの期間とする。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成2年7月1日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、訓令の日から施行する。

(経過措置)

2　この規程による改正前の別記様式第12号の規定による起案用紙は、なお当分の間使用できるものとする。

(施行期日)

1　この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成12年(2000年)4月1日から施行する。

この規程は、平成14年(2002年)7月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成15年(2003年)4月1日から施行する。

この規程は、平成15年(2003年)4月1日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成18年(2006年)7月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成18年(2006年)7月1日から施行する。

この規程は、平成19年(2007年)4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成22年(2010年)1月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成22年(2010年)4月1日から施行する。

(施行期日等)

1　この規程は、平成23年(2011年)1月1日から施行する。

2　この規程による改正後の城陽市文書取扱規程(以下「新規程」という。)の規定は、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後に取得し、又は作成した文書について適用し、施行日前に取得し、又は作成した文書については、なお従前の例による。

3　前項の規定にかかわらず、新規程第52条の規定は、施行日前に取得し、又は作成した文書についても適用する。

(経過措置)

4　この規程による改正前の城陽市文書取扱規程に規定する様式については、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

5　新規程第10条第2項第4号に規定する文書番号については、平成22年度(2010年度)において既に付した改正前の第10条第2項第4号の規定による登録番号にかかわらず、施行日に新たにその番号を起こすこととする。

(施行期日)

1　この規程は、平成23年(2011年)4月1日から施行する。

この規程は、平成24年(2012年)4月1日から施行する。

この規程は、平成25年(2013年)8月1日から施行する。

この規程は、平成26年(2014年)4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成26年(2014年)4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成27年(2015年)4月1日から施行する。

この規程は、平成28年(2016年)4月1日から施行する。

この規程は、平成30年(2018年)4月1日から施行する。

この規程は、平成31年(2019年)4月1日から施行する。

この規程は、令和2年(2020年)4月1日から施行する。

この規程は、令和5年(2023年)4月1日から施行する。

この規程は、令和6年(2024年)4月1日から施行する。