2　保護管理者は、戸籍事務担当課長をもって充てる。

3　保護管理者は、データの管理状況、関連する設備の状態その他戸籍情報システムを管理し、及び運用するうえで必要な事項について常に把握しなければならない。

4　保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な措置を講じなければならない。

5　保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに、事故の経緯及び被害状況を調査するとともに、市長に報告しなければならない。

6　保護管理者がその職務を行うことができない場合には、保護管理者があらかじめ指定する者がその職務を代理する。

2　取扱責任者は、戸籍事務担当係長をもって充てる。

2　保護管理者は、端末装置の配置に当たっては、来庁者が内容を読み取ることができない位置及び角度に配置しなければならない。

3　データ(戸籍事務を処理するためのシステムで取り扱う入出力情報に限る。以下この項において同じ。)は、戸籍事務以外の事務に利用してはならない。ただし、法令の規定に基づき必要とされる範囲内のデータを戸籍関連事務に提供する場合にあっては、この限りでない。

4　データは、戸籍情報システム以外の電子情報処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。ただし、連動しない方法で法令の規定に基づき必要とされる範囲内の入出力情報の提供を受けることは妨げない。

5　データを出力した場合にあっては、不要となった時点で、速やかに処分しなければならない。

2　ドキュメントを指定された保管場所から持ち出し、複写し、又は廃棄する場合にあっては、保護管理者の承認を得なければならない。

2　保護管理者は、取扱職員が行うデータの入出力を制御するため、各取扱職員ごとにパスワードを設定し、及び付与しなければならない。

3　保護管理者は、パスワードの設定、更新等の運用方法を定めなければならない。

4　保護管理者は、各取扱職員ごとに付与したパスワードを当該取扱職員以外の者に漏らし、又は使用させてはならない。

5　取扱職員は、第1項の規定により定められた業務の処理範囲を逸脱した目的のためにパスワードを使用してはならない。

6　取扱職員は、故意又は過失により、パスワードを他者に漏らし、又は使用させてはならない。

2　前項の入退室の管理は、別に定めるマシン室入退室管理表に、入退室時間、氏名等を記録することにより行うものとする。

3　コンピュータ室及びサーバラックの鍵は、電算システム担当課長が管理するものとする。

2　端末装置の操作は、次に掲げる場合に限り行うことができる。

3　前項各号に掲げる場合に端末装置を操作するときであっても、その使用目的に反し、みだりにデータを検索してはならない。

4　端末装置の使用時間は、原則として開庁日(城陽市の休日を定める条例(平成3年城陽市条例第18号)第1条第1項に規定する市の休日以外の日をいう。)の午前8時から午後6時までの間とする。

5　取扱責任者は、前項の使用時間外に端末装置を使用する必要がある場合は、保護管理者に報告するとともに、別に定める端末装置時間外使用簿に、使用者、使用時間等を記録しなければならない。

2　前項の規定による点検は、民間事業者に委託して行うことができる。この場合において、保護管理者は、データの保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。

3　保護管理者は、第1項の規定により点検を行った場合(前項の規定により委託して点検を行った場合を含む。)は、点検の結果を京都地方法務局戸籍事務取扱準則(昭和54年訓令第91号)に定められた電子情報処理組織点検簿に記録しなければならない。

2　会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

3　保護管理者は、電算システム担当職員、個人情報保護担当職員その他必要と認める者を会議に出席させて説明若しくは意見を述べさせ、又は資料を提出させることができる。

4　会議の庶務は、戸籍担当課において処理する。

この規程は、戸籍法第118条第1項に基づき戸籍事務を電子情報処理組織によって取り扱うことについて、法務大臣の指定を受けその効力が生ずべき日から施行する。